BAGAIMANA MEMBANGUN SISTEM PENGENDALIAN INTERN

DILINGKUNGAN BPPKB PROV JATIM

Oleh;  DRS.EC. RUS BUDIJONO.MM., AKUNTAN., IFRS

Akuntan Reg Negara D. 50.867

DISAJIKAN BUKAN UNTUK MENGKRITIK AKAN TETAPI UNTUK PERBAIKAN KEMASA DEPAN.

Apakah yang dimaksud dengan Sistem Pengendalian Intern?

Sistem pengendalian intern adalah: Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam Entitas atau perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik Entitas atau perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :

1.     Menjaga kekayaan organisasi/Entitas.

2.     Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

3.     Mendorong efisiensi.

4.     Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu:

Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls). 

Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan enititas atau perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi  dan tanggung jawab antar unit organisasi.

Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.

Elemen Pengendalian Internal

1.Lingkungan Pengendalian

2.Sistem Akuntansi

3.Prosedur Pengendalian


Lingkungan Pengendalian

          Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.

Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi Entittas/perusahaan dan karyawannya.

(menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan  dan yang tidak dikerjakan)

Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu Entitas/perusahaan harus dikerjakan

(Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)

Struktur Organisasi

Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu Entitas atau perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)

Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris)

Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan Sedangkan Pada Entitas pemerintah seperti  SKPD Pemerintah daerah Pengawasan dilakukan oleh  dua Entitas,  DPRD dan oleh   Inspektorat Prov Jatim yang dibentuk oleh Gubernur, dan di kabupaten Kota diakukan oleh Inspektorad kabupaten/ Kota juga oleh dprd kab/kota.

Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.

Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.

Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan entitas atau  perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.

Pengaruh Ekstern
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern entitas atau  perusahaan.

Sistem Akuntansi 
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen. 

Prosedur Pengendalian
          Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :

1.       Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.

2.       Pembagian tugas.

3.       Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.

4.       Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.

5.       Pengecekan independen terhadap kinerja.

Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.

Pembagian Tugas
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya. 

Dokumen dan Catatan yang Memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)

Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.

Pengecekan independen terhadap kinerja
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.

Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
          Sistem pengendalian intern dalam entitas atau perusahaan yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented).
          Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented).
          Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.

Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.

Organisasi

Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.

          Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian yang khusus.
          Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.
          Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :

a.      Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.

b.     Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.

c.      Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.

Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :

a.        Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.

b.        Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.

c.         Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.

Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :

a.      Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.

b.     Prosedur pengujian program.

c.      Prosedur pengubahan program.

d.     Dokumentasi.

Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :

a.      Operasi konversi data.

b.     Operasi Komputer.

c.      Perpustakaan.

d.     Fungsi Pengendalian.     

Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan untuk mengatur penggunaan komputer.
Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi : prosedur dalam penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer, prosedur pembuatan backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan.

 

BAGAIMANA MEMPERBAIKI SISTEM PENGENDALIAN INTRN 

DILINGKUNGAN  BPPKB PROVINSI JAWA TIMUR?

 

        Menurut Pendapat saya system pengendalian Intern dilingkungan BPPKB Prov jatim sudah baik akan tetapi  belum berjalan maksimal (sempurna), kesemuanya tersebut berpulang kepada Pimpinan SKPD dan Sekretaris sebagai pemegang kendali manajemen, apakah dalam menjalankan kibijakan manajemen berkomitmen terhadap aturan dan sistem dan procedure yang ada. Secara struktur organisasi dan pedegelasian wewenang dan pembagian tugas sudah jelas, aturan perundang undangan terutama Sisdure akuntansi pengelolaan  keuangan  sudah jelas, tinggal menjalankannya saja apakah akan dijalankan sesuai peraturan dan perundang undangan, system dan procedure yang ada, atau diambil kebijakan yang menyimpang dari aturan perundang undangan dan sisdure yang ada.

Suatu Contoh: 

Setiap penerimaan surat dan pengeluaran surat melewati kasubag tata Usaha hal ini untuk menjamin pengendalian tata persuratan, tetapi bagaimana dengan perngandalian pengelolaan keuangan pada setiap penerimaan dan pengeluaran uang di BPPKB prov jatim apakah sudah melibatkan kasubag keuangan sebagai kasubag yang  secara struktur organisasi diberikan kewenangan oleh Gubernur untuk menjalankan pengendalian pengelolaan keuangan dibawah sekretaris dan kepala Entitas. 

Saya kira hal yang semacam ini aturannya sudah jelas karena itu perlu pembenahan, seperti pada tata persuurutan yang setiap penerimaan dan pengeluaran surat harus diparaf kasubag tata usaha, begitu pula dalam hal setiap penerimaan dan pengeluaran uang BPPKB prov jatim seharusnya juga diketahui dan diparaf kasubag keuangan, karena bagaimanapun juga bendahara itu adalah  salah satu fungsi dari kasubag keuangan, yang  berstatus sama dengan fungsi akuntansi, fungsi pembelanjaan dan fungsi evaluasi spj yang juga sama sama dibawah kasubag keuangan.  Jika dijalankan secara langsung langsung aja antara Kepala BPPKB dan bendahara berarti kebijakan ini tidak dijalankan sesuai sidure yang ada, yang berarti penegndalian keuangan di BPPKB prov jatim tidak dapat dikendalikan oleh kasubag keuangan yang secara Struktur organisasi  ditetapkan Gubernur, begitu pula terhadap bendahara lepas control dan kendali kasubag keuangan.

Begitu pula pada setiap pengajuan permintaan uang oleh bidang bidang harusnya diajukan ke Kepla BPPKB prov jatim, selanjutnya  didelegasikan kepada kasubag keuangan Secara struktur organisasi selaku pemegang kemdali keuangan, apakah permohonan itu disetujui, dikurangi atau di tolak, (bukan langsung langsung kepada Bendahara).

Begitu pula dengan penyampaian spj, berdasarkan aturan perundang undangan spj dismpaikan ke Kepala Entitas, dan dideligasikan kepada kasubag keuangan, selanjutnya dievaluasi oleh tiem verifikasi bersma sama bendahara.

Bagaimana juga dengan penanganan dan pengelolaan asset, tentu saja harus dikelola secara baik sesuai aturan perundang undangan yang diatur dengan kepres 80 tentang pengadaan barang, selanjutnya semua asset baik asset barang bergerak dan tidak bergerak barang yang sudah dibeli pengelolaannya baik fisik dan adminsitrasinya harus dilakukan oleh fungsi perlengkapan yang berada di bawah kasubag tata usaha, yang kedepan untuk mempermudah pembuatan neraca (karen isi neraca terdiri dari asset, kewajiban dan equitas) MAKA  bisa saja pengelolaan asset tersebut kedepan dirubah menjadi  dibawah kendali kasubag keuangan.

Suatu hal yang harus dibenahi kedepan adalah harus dibuat :

1. Flowchart arus dan procedure  Penerimaan kas
2. Flowchart arus dan procedure  Pengeluaran kas
3. Flowchart arus dan prosedre SPJ
4. Flowchart arus dan procedure  Pengadaan,  Penerimaan dan pengeluaran barang.
5. Flowchar arus dan procedure perbaikan kendaraan dan Inventaris
6. Flowchart arus dan procedure penhapusan barang
7. Flowchart arus dan perosedure kepegawaian
8. Flowchart arus dan procedure lainnya.

Sehingga fungsi fungsi flowchar arus dan procedure yang dibuat itu harus  dijalankan dengan baik untuk kepentingan dan kemajuan SKPD.

By: Drs. Ec. Rus Budijono. MM., Akuntan., IFRS

                         Akuntan Reg Negara D. 50.867